Den Messeauftritt erfolreich planen

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Den Messeauftritt erfolreich planen

Was macht einen erfolgreichen
Messeauftritt aus?

Erfolreiche Messeplanung Step by Step.

1. Den richtigen Messestand auswählen

2. Zielplanung

3. Planung des Messebudget

4. Messeteam festlegen

5. Zielgruppe bestimmen und Nutzen für den Besucher definieren

6. Messeauftritt kommunizieren und Einladungen verschicken?

7. Personalplanung

8. Transport zur Messe planen

9. Der Messe-Tag

10. Nachbearbeitung der Messe

11. Messe-Werbemittel und mehr


Mit einem gut geplanten Messeauftritt können Sie erfolgreich sein und die richtige Zielgruppe erreichen. Ein Messeauftritt ist sehr kostspielig und sollte daher vorab gut geplant werden. Der Prozess der Messeplanung beschränkt sich dabei nicht nur auf die Vorbereitung, sondern ebenso auf Durchführung und Nachbearbeitung.

Mit den nachfolgenden 10 Schritten zeigen wir Ihnen, was Sie bei der Vorbereitung Ihres Messeauftrittes unbedingt beachten sollten, damit Sie erfolgreich sein können.


Schritt 1:

Der richtige Messestand – was ist wichtig?

Bevor Sie mit der Planung des Messestandes beginnen können, sollten Sie sich im ersten Schritt einen Überblick über die regionalen und bundesweiten Veranstaltungen verschaffen. Denken Sie dabei auch an einen möglichen Auftritt im Ausland, ggf. ist dies für Sie auch eine Option. Bei Ihrer Auswahl sollten Sie sich unbedingt Gedanken darüber machen, welche Messen überhaupt für Ihre Firma infrage kommen und wie es um die finanziellen, sowie personellen Ressourcen steht.


Schritt 2:

Zielplanung eines Messestandes – welche Ziele verfolgen Sie damit?

Welche Strategie wollen Sie mit Ihrem Messeauftritt verfolgen, was versprechen Sie sich von Ihrem Messeauftritt? Machen Sie sich in diesem Schritt Gedanken darüber, was Ihre genauen Ziele sind. Soll es um die Präsentation neuer Produkte, oder um die Imagepflege und der Bindung, sowie Gewinnung von Kunden gehen? Sobald Sie wissen, welche Ziele Sie verfolgen, können Sie mit der restlichen Planung fortfahren. Etwa 3 bis 4 Monate vor Messeauftritt, sollte die Standfläche, das Messestanddesign, sowie Messeteam und die Besuchereinladungen feststehen.


Schritt 3:

Messebudget planen: Mit welchen Kosten ist zu rechnen?

Ein Messeauftritt ist nicht umsonst und setzt sich dabei aus verschiedenen Kostenpunkten zusammen, die Sie bei der Planung Ihres Budgets beachten sollten. Die Grundkosten bestehen aus der Anmeldung, der Standmiete, den Kosten für die Stromversorgung, welche auch Wasser, Internet, Druckluft, Telefon und Internet beinhalten. In der Regel sollten Sie für eine B2B-Messe, pro Quadratmeter Standfläche in etwa 150 - 200 Euro kalkulieren. Hinzu kommen die Kosten für den Standbau, die Gestaltung und die Ausstattung des Standes, in Form von Flyern, Werbegeschenken, Giveaways und Streuartikel. Bei uns finden Sie Klassiker wie Kugelschreiber, Lanyards, Notizzettel, Luftballons, sowie leckere Snacks (Bonbons, Salzstangen, etc.) für zwischendurch. Schauen Sie dazu in unsere Themenwelten „Derzeit beliebte Werbegeschenke“, unsere Kategorie „Branche & Berufe“> oder auch in die Möglichkeit der „Express-Werbeartikel“, wenn es schnell gehen soll. Kostengünstig ist auch unser Quicklink „Alles inklusive“, wo die Werbeanbringung nicht extra berechnet wird. Weitere Kosten fallen für Standservice, Personal, Bekleidung, mögliches Teamtraining, Reisekosten, sowie für den Transport, Handling und Entsorgung, wie Zollgebühren, Versicherungen etc. an.


Zusammengefasst: Wie Sie sehen, fallen bei einer Messe einige Kostenpunkte an, welche Sie nicht außer Acht lassen sollten. Pauschal kann man hier keinen genauen Preis nennen, da es immer auf den individuellen Messestand und die Messeaktionen ankommt. Aber bei einem kleinen Messestand wäre ein Preis von 5.000 - 10.000 Euro durchaus realistisch.


Schritt 4:

Was muss für ein Messeteam bestimmt werden?

Legen Sie frühzeitig ein Messeteam für Ihren Stand fest, dabei sollten Sie neben den Verantwortlichen für den Bereich Marketing und Vertrieb, auch Vertreter aus dem Sektor Controlling und Produktentwicklung mit einplanen. Eventuell sollten Sie Ihr Team für den Messeauftritt durch Seminare vorbereiten und durch regelmäßige Treffen die Aufgaben und Kernkompetenzen der einzelnen Personen festlegen, damit jeder weiß, was er für eine Aufgabe am Messestand haben wird.


Schritt 5:

Zielgruppendefinierung und Besuchsziel hinterfragen

Dieser Schritt ist ein sehr wichtiger Punkt, um mit dem Messeauftritt erfolgreich sein zu können. Möchten Sie auf Ihrer Messe eine Dienstleistung, oder ein neues Produkt vorstellen, dann sollten Sie sich vorher folgende Fragen stellen: Wer hat Interesse an meinem Produkt/ Dienstleistung? Welche Neukunden oder auch Bestandskunden kann ich damit ansprechen? Finden Sie dabei ein gesundes Mittelmaß, denn zu viele Bestandskunden blockieren möglicherweise Ihren Betrieb. Dennoch sollten sich Ihre Bestandskunden gut aufgehoben und angesprochen fühlen, damit Ihnen wieder bewusst wird, warum Sie bei Ihnen kaufen und auch weiterhin kaufen sollten. Um Neukunden gewinnen zu können, müssen Sie diese von Ihren Produkten und Dienstleistungen überzeugen, damit das Gefühl geweckt wird: „Hier muss ich kaufen, die sind ja besser als die anderen Anbieter“.


Schritt 6:

Messeauftritt – wie machen wir auf unseren Messebesuch aufmerksam?

Auf einer Messe finden Sie nicht nur Besucher, sondern auch viele andere Anbieter und Konkurrenten, welche Ihre Produkte und Dienstleistungen ausstellen. Das Ziel jedes Ausstellers ist es, die Aufmerksamkeit seiner Besucher erreichen zu können und sich von der Konkurrenz abzuheben. Es ist demnach wichtig, die Zeit vor der Messe effektiv zu nutzen und schon im Vorfeld zu kommunizieren, dass Sie auf der Messe präsent sein werden. Kündigen Sie Ihre Messe auf allen Social-Media-Kanälen, die Ihnen zur Verfügung stehen, sowie durch Newsletter-Mailings, in Form von Einladungen an. Geben Sie Ihren Besuchern Informationen über den Messestand, wo und wann Ihr Stand zu finden sein wird!


Schritt 7:

Personalplanung, was ist hierbei zu beachten?

Das Personal sollte mit Bedacht geplant/gewählt werden, denn auf einer Messe präsentieren Sie Ihr Unternehmen auf zwei Wegen, über den Messstand und über das Personal. Sie sollten genügend Standpersonal einplanen, welches auf alle Fragen von Messestandbesuchern eingehen können. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass Ihr Personal freundlich, kompetent, zuvorkommend und nicht zu aufdringlich ist. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter und bereiten Sie diese auf den Messeauftritt so vor, dass Sie die Botschaft vermitteln, für welche Sie als Unternehmen oder Marke stehen wollen.


Schritt 8:

Was ist alles zur Messe zu transportieren?

Messestand, Aussteller, Produkte, Werbegeschenke– all das, was Sie für Ihren Strand benötigen, muss rechtzeitig an den Ort der Messe gebracht werden. Kümmern Sie sich hier eventuell frühzeitig um eine Transportfirma, welche Ihnen die Materialien zur Messe liefert und auch wieder abtransportiert.


Schritt 9:

Der Messe-Tag – Datenerfassung

Auch der Messe-Tag und die Vorgehensweise auf der Messe sollte im Vorhinein gut geplant sein. Wie wollen Sie Leads erfassen, möchten Sie einen Bogen ausfüllen lassen und sich zu jedem Kunden oder Geschäftspartner Notizen mit den Kontaktdaten machen, oder wollen Sie das Ganze lieber digital handhaben? Dies ist wichtig, um vorher spezielle Kontaktbögen zu erstellen, oder ein digitales Programm zu erschaffen.


Schritt 10:

Welche Nachbearbeitung zur Messe ist nötig?

Die Messe ist vorbei und war ein voller Erfolg, doch jetzt nicht schlapp machen! Jetzt beginnt die Nachbearbeitung der gesammelten Kontaktdaten. Die potenziellen und interessierten Kunden, sollten so schnell wie möglich nach der Messe kontaktiert werden, damit Ihnen die Konkurrenz nicht zuvorkommt. Sobald Sie die Kontaktdaten eingepflegt haben, starten Sie mit automatisierten, individuellen Mailings mit Bezugnahme zu den Messethemen. In diesen Mailings sollten Sie die Kunden noch einmal persönlich ansprechen und die Möglichkeit eines telefonischen, oder persönlichen Folgetermins vermitteln.


Tipps zur Gestaltung des Messeauftritts

Setzen Sie neben auffälligen Werbeschildern auch gezielt auf Promotion (Werbegeschenke, Streuartikel und Giveaways), um den Bekanntheitsgrad Ihres Unternehmens langfristig zu steigern. Die Möglichkeiten Ihrer bedruckten Werbebotschaft sind dabei nahezu unbegrenzt. Nutzen Sie unser Sortiment, um Ihre Kernbotschaft oder Ihre Marke ins Blickfeld zu rücken.


Werbegeschenke, das Nonplusultra auf Ihrem Messeauftritt

Sie fragen sich, wie Sie Ihre Werbegeschenke am besten auf Ihrem Messestand platzieren? Wir empfehlen Ihnen, die Werbegeschenke nicht alle auf der Theke zu verstreuen. Dies kann schnell unordentlich und nach einer Ramsch-Ecke aussehen. Legen Sie hingegen nur ein paar, schön drapierte Kugelschreiber auf der Theke sowie in Reichweite Ihrer Messestandbetreuer aus, um immer Zugriff darauf zu haben und diese an Kunden zu verteilen. Eine andere schöne Möglichkeit ist es, wenn Sie Premium Geschenke mit Ihrer individuellen Werbebotschaft veredeln lassen und diese an Neukunden, welche Sie auf der Messe gewonnen haben, verschenken. So hinterlassen Sie schnell einen guten Eindruck und haben den ersten Schritt für eine erfolgreiche Kundenbindung gelegt.


Kundenbindung für den dauerhaften Erfolg

Werbegeschenke, Giveaways und Streuartikel sind ideale Werbeträger, wenn es darum geht, einen guten und dauerhaften Eindruck bei seinen Kunden, Mitarbeitern und Geschäftspartnern zu hinterlassen. Je individueller und personalisierter Ihre Werbegeschenke, desto besser werden diese auch ankommen und den gewünschten Erfolg erzielen. Schauen Sie sich in unserem Onlineshop von Werbemittel24.com um und lassen Sie sich von der Vielfältigkeit und Einzigartigkeit der Werbemittelbranche überzeugen. Auf www.werbemittel24.com finden Sie garantiert Ihren nächsten Wunsch-Werbemittel.


Fazit

Wie Sie sehen, ist die Planung einer Messe ziemlich aufwändig und mit verbunden hohen Kosten. Beginnen Sie also rechtzeitig mit der Planung Ihrer Messe, um einen reibungslosen, stressfreien und erfolgreichen Messeauftritt erreichen zu können. Am Ende steht jedoch fest, dass sich der ganze Aufwand lohnen wird und Sie mit einer erfolgreichen Messe Ihre Ziele erreichen können und werden!


Ihr Werbemittel24.com-Team


Quellen:

Boessow, S. (2020a, Februar 14). MESSEPLANUNG: IN 10 SCHRITTEN ZUM ERFOLGREICHEN MESSESTAND. WWM GmbH & Co. KG. Abgerufen am 28. April 2022, von https://www.wwm.de/blog/messeplanung-in-10-schritten

Eckert, M. & Widrat, S. (2016, 12. Oktober). Top vorbereitet für Messen – in 13 Schritten. Impulse. Abgerufen am 28. April 2022, von https://www.impulse.de/gruendung/so-planen-sie-ihren-messeauftritt/1027366.htm

Heinzmann, D. (2018, 27. Juli). Was kostet ein Messeauftritt? Messebau. Abgerufen am 28. April 2022, von https://www.messebau.de/blog/was-kostet-ein-messeauftritt/

Kanitz, S. (o. D.). Schritt 4: Planung und Organisation. Auma. Abgerufen am 28. April 2022, von https://www.auma.de/de/ausstellen/erfolgreich-ausstellen/ausstellen-in-deutschland/budget-und-organisation-messestand

Lorenz, J. (2018, 9. Februar). Checkliste Messenachbereitung – Der Erfolgsfaktor Ihres Auftritts. snapADDY GmbH. Abgerufen am 28. April 2022, von https://www.snapaddy.com/de/blog/post/checkliste-messenachbereitung.html